Come diventare un Event Planner

Quella dell’organizzatore di eventi, nonostante spesso si creda il contrario, è una professione seria e remunerata, che richiede competenze specifiche, abilità adeguate e professionalità. Ma come si diventa un Event Planner?

Come sempre mi piace fare, lascio agli esperti del settore raccontarti la loro esperienza e suggerirti in che modo diventare un professionista specializzato.

Pronto a prendere appunti, dunque? 🙂

#1. Ciao Paola, raccontaci di te. 🙂 Chi sei? Cosa fai? Quali sono le tue passioni?

Ciao , Ludovica!

Sono una donna di 48 anni, una madre di due splendidi monelli, una ex moglie e, da quasi 30 anni un’ event planner. Amo l’arte e la filosofia,  pratico pugilato (nel pochissimo tempo libero) e la mia piu’ grande passione è il mio lavoro . Chi non nutre grande passione per questa professione soccombe sotto il peso del ritmo d’azione, della tensione, delle responsabilità.

Inoltre devo darti una bella/brutta notizia ( dipende dai punto di vista ): gli event planner hanno una vita privata quasi nulla ed è per questo che è  necessario convertire la propria attività lavorativa nella propria passione.  Starai certamente pensando che ho esagerato con il dirti che non ho vita privata oppure crederai che ogni lavoro oggi comporta un annullamento della vita privata.

Ecco cosa ti dico :

• Ho partorito Marcello (2003) il giorno dopo il ricevimento di nozze della figlia del Cav Bernardo Caprotti (ESSELUNGA) e ho iniziato a lavorare 7 giorni dopo il parto cesareo;
• A sette mesi di gravidanza di Alice (2005) ero in piena attività in qualità di responsabile eventi MONDIALI SKI BORMIO 2005;
• I miei viaggi corrispondono sempre alle inspection jobs;
• Non esiste weekend senza lavoro …

#2. Sei stata molto chiara, Paola! 🙂 Ora ti chiedo: come si diventa un Event Planner e quali opportunità offre oggi questa professione?

Io sono diventata event planner senza saperlo, trent’anni fa non esisteva nemmeno questa parola e forse nemmeno questa professione. C’erano le agenzie congressuali, tutt’altro lavoro.

Dopo due anni che lavoravo in una location (Villa Castelbarco Albani)  in qualità di assistente all’organizzatore delle Esposizioni d’Antiquariato, sono stata convocata dal proprietario di Villa Borromeo di Cassano d’Adda, ultimati i restauri mi disse che non sapeva cosa fare di quel bellissimo contenitore settecentesco. A me la sfida… Iniziai con la promozione e subito il mercato rispose: matrimonio Zenga, Matrimonio Paolo Maldini, feste celebrative, gala , meeting…

Nel 1995 decisi di “uscire” dalla Villa (visto che trascorrevo li dentro piu’ di 300 ore al mese) , mi misi in proprio e affiancai un ristorante oggi tre stelle Michelin nell’organizzazione della ristorazione esterna. Nel 2010 abbiamo preso il premio Platinum King of the Catering! 🙂

Diventare event planner oggi è una questione di testa e di attitudine, e non di opportunità. Prima devi chiederti se hai  spirito empatico,  se  puoi essere team leader e pronto a guidare una squadra,  se consideri ogni persona ( clienti e fornitori compresi) come un’entità unica e non parte di uno spicchio sociale o caratteriale. Con ognuno si deve impostare un  lavoro e un approccio diverso e mai “di serie”.

Poi, indipendentemente dagli studi svolti è utile affiancare un professionista per vivere il lavoro da un punto di vista che pochi conoscono.  Essere event planner non vuol dire partecipare agli eventi  che si elaborano, non si è mai tra gli ospiti con un flute di champagne in mano… Si è dietro le quinte come mastini e si verifica che tutto proceda da copione, tutt’altro divertimento direi

#3. Cosa fa, esattamente, un Event Planner?

In primis si occupa dell’approccio con il cliente. E’ fondamentale la prima proposta che si elabora perché puo’ dare o togliere la fiducia necessaria che il cliente deve nutrire per affidarti un lavoro.

Noi “vendiamo” un servizio, non un prodotto. Il cliente vede cio’ che ha commissionato nel momento esatto in cui il servizio viene erogato. Questo il motivo per cui deve nutrire fiducia e stima. Se la prima proposta è in linea con le sue aspettative si inizia il lavoro:

• Ricerca della location: per ogni evento, per ogni giorno dell’anno per ogni numero di ospiti c’è una location adeguata. Mentre per chi vuole fare il ricevimento in una location privata ( casa proprio) è tutto da costruire
• Selezione dei fornitori: devono essere in linea con il mood che si è deciso per l’evento fiorista classico o moderno ?  illuminazione a candela o lead? Arredo country, classico, moderno, minimal , musica live ? intrattenimento ?
• Sagomare il servizio di ristorazione all’evento: in trent’anni non ho mai ripetuto lo stesso menu, ad ogni evento corrispondono tempi, sapori e logistiche diverse. Si deve  elaborare  una proposta ristorativa che sappia conformarsi al 100% agli spazi di servizio, agli arredi predisposti  alle dinamiche e tempistiche impostate, ai colori e sapori che suscitano l’atmosfera creata .
• Scelti i collaboratori si passa allo studio di ogni minimo dettaglio e soprattutto intrecciando i compiti di ognuno. Tutti devono sapere chi, che cosa e come ogni fornitore interverrà sull’evento.
• Team leader: prima, durante  e dopo l’evento coordinazione degli addetti che convocati per la realizzazione (spesso sono piu’ di 100!). E’ un lavoro di regia e di cooperazione.
• Risoluzione dei problemi: uno progetto perfetto anticipa una soluzione a tutti i problemi prevedibili (piove ? piano B,C,D… ). In questo modo siamo liberi di pensare e di risolvere in tempo reale gli imprevisti. A volte un problema si risolve annullandolo cioè uscendo dal problema e cambiando programma/strategia.  Per fare queste magie è necessario avere molta esperienza e soprattutto collaboratori che credono nella tua professionalità e danno il massimo ad ogni evenienza.

#4. Qual è la situazione attuale nel settore? Quali sono le tendenze, i riscontri, i cambiamenti più importanti?

Da circa dieci anni event planner è sinonimo di innovazione continua. Internet , Facebook, Pinterest, Instagram hanno fatto credere a tutti che tutto è possibile. Ogni cliente sa perfettamente cosa vuole ( e ti presenta una foto di un tavolo realizzato per un evento di 20 persone mentre il suo evento è per 200 ospiti!).

Il nostro compito è di far capire cosa, come e perché si puo’ fare o no un determinato allestimento o soddisfare  un’idea.  Ho notato che i miei NO pagano sempre e sono la strada giusta per il successo di un evento.  Se il cliente rifiuta i NO e insiste sono disposta a perdere il lavoro.
Non possiamo dire si ad ogni richiesta: la tenda che ospita gli ospiti non puo’ essere lontano 80 metri dall’area cucina : il cibo freddo mi disgusta! ; la sala per gli ospiti non puo’ avere una metratura inferiore a quella necessaria: il servizio ne soffrirebbe;  il menu non puo’ essere scelto in base ai propri gusti ma in conseguenza allo spazio cucina, alla tipologia degli invitati ecc.

E’ fondamentale essere sinceri (chi dice sempre si si troverà a fare i conti con non poche difficoltà e di conseguenza con il malumore del cliente che non dichiarerà mai di essere stato lui a volere quello!).

A tanti NO dettati da leggi logistiche e funzionali corrispondono tanti SI… posso creare e realizzare tutto (noleggiare bicchieri in cristallo da Parigi, realizzare una serra in vetro e ferro , trasformare  una spiaggia di Ibiza in una location da mille e una notte , allestire una sala di un castello a Berlino il cui unico accesso consentito ai fornitori è una scala di  88 gradini larghi 70 cm …..)

A mio parere la nuova tendenza è la sincerità e la non paura di perseguire la propria professionalità a rischio di non poter soddisfare il cliente. Ho visto crollare molti event planner a causa della loro disponibilità ad accontentare i “capricci” del cliente.

#5. Come può trovare lavoro un Event Planner?

Deve affiancarsi necessariamente ad un altro event planner.

#6. Quanto è possibile guadagnare praticando la professione dell’organizzatore di eventi?

Posso non rispondere?  Credo che tutti si aspettino una 740 da copogiro… Se fai bene il tuo lavore, dando agio ai fornitori  per ottenere il massimo non diventi milionario …. 🙂

#7. Come si svolge la giornata tipo di un organizzatore di eventi?

Per chi è mamma come me la sveglia suona sempre alle 6:30 am, anche se hai finito un evento alle tre del mattino (un event planner non puo’ mai permettersi di lasciare il campo prima che l’evento sia finito e prima che ogni fornitore abbia disallestito… noi siamo i primi ad imbarcarci e gli ultimi ad abbandonare la nave: siamo i capitani del nostro evento).

Per chi svolge come me l’attività in tutta Italia e all’esterno una giornata, senza evento in corso , potrebbe conclusdersi con 600 km aggiuntivi sul tachimetro o con 12 ore seduta davanti ad un PC.  O passando da un incontro  all’altro come una trottola.

Ogni giorno è sempre un nuovo giorno.

#8. Quali competenze deve possedere un Event Planner? E quali qualità sono indispensabili?

Di competenze ho già parlato  Le qualità credo siano comuni ad ogni lavoro: onestà, empatia, accettazione dei propri limiti e esaltazione delle proprie doti/capacità. Indispensabile saper lavorare in gruppo, accettare i limiti degli altri senza metterli su una bilancia e gratificare il loro operato.

#9. Quale percorso di studio prima e professionale poi deve seguire chi vuole diventare un organizzatore di eventi?

Non saprei dirti… non credo esista una scuola per questa attività. Io amo la filosofia e credo che sia lo studio che piu’ mi ha aiutata nel proseguo di questa professione.

Il pensiero, la riflessione,  l’analisi, saper vedere ogni cosa da ogni prospettiva , saper applicare un metodo analitico ad ogni progetto.

#10. Qual è il tuo rapporto con la Rete? Come gestisci la tua presenza online?

Scarso, preferisco essere una presenza reale e non virtuale , mi piace essere e non apparire.

#11. Quali opportunità credi che il web e il digitale possano offrire ad un Event Planner?

Molte opportunità per lo sviluppo di nuovi progetti e la scoperta di nuovi mezzi per realizzare o inventare una scenografia, uno spettacolo .

Vince chi supera le aspettative… E oggi , nell’era in cui tutti hanno già visto tutto sul web  si possono superare le aspettative solo erogando un servizio eccellente,  affidandosi alla propria creatività , alla cortesia e al saper progettare  un evento non per 200 /300 /600 ospiti ma pensando che ogni veneto deve essere studiato e elaborato per ogni singolo, facendo sentire ogni partecipante il protagonista della serata.

Grazie mille! 🙂

Grazie a te 🙂

PS : POTREBBE USCIRE DI ME UN’IMMAGINE DI MADRE INADEGUATA , MA POSSO ASSICURARE CHE I MIEI FIGLI SONO IL PERNO DELLA MIA VITA E DA LORO, COINVOLGENDOLI,  TROVO L’ENERGIA POSITIVA PER TUTTO .  🙂